【摘要】

随着数字化网络大数据时代的到来，传统的档案安全管工作也面临诸多发展与挑战。传统的纸质档案正逐步被电子档案所替代，档案保护的难度也随之加大，保护措施更加复杂化、多样化。本文从档案及国有企业档案管理的含义出发，通过对国有企业档案安全管理方面存在的问题进行研究分析，从加强档案管理安全规范化、信息化、安全性、基础建设等几个方面进行阐述，罗列笔者的一些建议和做法，以期为做好国有企业档案安全管理工作提供些许借鉴。

【关键词】

档案、档案管理、档案安全

档案管理是国有企业行政管理的重要环节，能够促使企业管理者全面掌握每位干部职工的实际情况、需求、优缺点，据此不断发掘其个人潜能，提高工作效率，并能够和谐干群、人企关系，增强员工的归属感，为企业发展创造更大的机遇。同时企业档案管理工作是企业发展历程的记忆载体，通过对档案的翻阅研究，能够为企业未来的发展提供借鉴，是企业管理工作重要的理论依据和技术支撑。国有企业档案管理水平的高低，直接影响着企业的发展速度，不断提升档案管理工作水准，是实现企业现代化的重要标志。

1档案及国有企业档案管理的定义

1.1档案的定义

档案在中国历史上有不同的称谓，曾有“册”、“文书”、“案卷”等，目前，关于档案的定义较多，基本得到大家认可的是：档案是机关、组织和个人在社会活动过程中形成的，作为历史记录保存起来以备日后查考的文字、图像、声音及其他各种形式和载体的文件。借助档案,我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案事业是党和国家发展的一个不可缺少的方面,是一项崇高的事业，是人类进步和文明发展的缩影。

1.2国有企业档案管理定义

国有企业档案管理，亦称档案工作，是指国有企业档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，基本内容包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用电子信息加工和输出等。档案管理具有管理性、服务性、政治性，是专门负责管理整个企业形成的历史文件的一个专业，所以这是一项管理性的工作，企业档案室虽然主要从事的是档案收集、研究、编撰工作，但其终极目的是为了企业发展，具备服务性。档案管理工作是按照国家标准开展的，为国家利益服务的，具有政治性。便于利用是国有企业档案管理活动的目的之一，它为企业生产、发展提供依据，对企业发展具有现实意义。

2国有企业档案管理中存在的问题

2.1忽视档案管理

当前，多数国有企业领导将档案管理工作看成是企业的一项日常的基础性保管工作，对经济效益的影响不大，从而忽视了档案管理工作，导致企业档案管理工作与企业发展严重脱节。尤其是某些基层单位，因为领导重视程度不够，造成档案管理混乱，例如没有专职的档案管理人员，没有固定的档案室，没有严格按照国家相关档案管理办法、制度落实责任，造成部分纸质档案遗失，给企业和员工带来非常大的影响。尤其是在企业重组整合过程中，档案遗失严重，有些档案发生了混淆，档案管理人员在整理归档时没有及时采取有效的办法和措施，致使档案资料混乱不堪。多数档案管理人员都是兼任，档案室沦落成杂物间，导致企业的档案管理工作无法正常开展。

2.2缺乏技术支撑

采用高新科技手段，能够有效促进档案安全保护工作。目前部分企业档案管理技术相对还比较落后,档案存储的载体仍以纸张、照片为主,没有形成档案电子数据库，不但降低了查阅速度，还极易造成损耗。电子档案拥有储介质体积小、存储量大、传输速率快等特性，部分基层单位在电子档案安全管理方面，认识不足，缺乏必要的技术力量支撑， 一旦设备出现问题，可能造成大量档案文件丢失。与此同时，电子档案具有便于复制、修改等特性，必须做好相应防范措施，防止因失误操作、恶意涂改、私自复制等行为造成档案文件出现错误、损毁、泄密等。档案管理体系缺失，严重影响了企业档案安全保护工作的开展。

2.3基础设施不健全

档案室的建设和管理是档案安全保护工作的基础。部分企业档案室随机设置，经常利用空闲的房间作为档案室使用，达不到防火、防尘、防水、防光、防潮、防虫害等保护档案、利用档案的要求。档案管理人员管理意识薄弱，将档案管理工作当成保管工作来做。

3提升企业档案安全保护工作的措施

3.1加强档案管理工作的规范化

档案管理涉及企业秘密，为防止泄密确保档案质量，必须规范档案管理工作流程，严控各个操作环节，包括档案盒、袋统一制式，定期组织档案管理人员参加培训，制定统一的档案整理和验收方式，这样才能促使档案管理工作更加规范化,为今后的档案管理工作提供便利。在做好档案基础工作的同时，应注重提升档案服务创新，以此提升档案整理、接收、编目等工作，促使各项工作更加规范化。

3.2加强档案管理工作的信息化

新形势下，现代档案管理工作相较传统档案管理工作更具信息化特性，运用电子媒介将纸质档案与电子档案结合管理，与此同时还运用科学合理的管理方式，增强档案管理的信息化程度。电子媒介具备携带便捷等优点，档案管理人员可以在保障信息环境安全的任何环境下操作，大大提升了档案管理人员的工作效率，保障企业的长足发展。

3.3增强档案管理工作的安全性

在档案管理过程中，安全的重要性不言而喻，应严明档案管理工作纪律，在档案建档、整理、查阅等环境要采取严格的监督机制、档案查阅制度，并严格规定，未经批准，任何人不得进入档案室，以此对工作人员、借阅人员进行严格监督，才能防止损毁、涂改等现象，保障档案的完整性、唯一性。因此，增强安全性是档案管理的重中之重。另外在档案管理工作中，采取集中管理的方式也可提升档案管理的安全性。

3.4加强档案管理的基础建设

针对当下档案管理基础建设薄弱的现状，笔者认为应从如下几个方面予以加强。首先，应加强档案室硬件建设，档案室是存放档案的特定场所，通过汶川、玉树地震等历史经验告诉我们，档案室的坚固程度直接关乎档案的“生命”，坚固程度高的档案室能够在发生天灾等不可抗力的情况下，最大限度的保护档案安全，减少损失。其次，企业在建立档案室时应采用特殊材料，达到防火、防水、防尘、防虫的效果，还应充分考虑未档案现有数量和未来的增量，留足保存空间。其次，应加强档案室日常管理，做好安全检查，实时记录档案室温度、湿度等，预防纸质档案因潮湿或暴晒发霉变脆，并做好防火防盗工作，及时检查门窗是否关好，定期检查电器设备、电力路线安全性能，排查安全隐患，检查防火设施是否正常，并做好安防记录。档案室严禁堆放杂物，禁止携带易燃易爆物品进入档案室，禁止运用档案室电子设备转存其他文件， 应定期对档案进行整理、清点，保证档案齐全无遗漏。再次，应加强学习充分利用高新技术手段，做好档案防护。随着数字网络的迅猛发展，电子文件数量不断增加，当档案信息载体呈多样化趋势，档案安全问题日益突出，尤其是用来存储档案文件的电脑、移动硬盘等设备应设置密码并由专人负责保管，存储档案的电脑不能连接外网，对档案数据分批加密，并做好备份防止因设备故障造成档案丢失。国有企业应从管理措施和技术要求方面着手不断提升档案信息系统的安全性。从而有效地保障电子档案及数据库的信息安全。

4结语

随着国家不断提高档案管理标准，国有企业应充分运用高新技术手段，严格按照国家法律、法规、制度进行档案管理工作，尤其是我们香港六宝典这种新型清洁能源企业，不光要做好企业年度财务决算、会计档案保管清册、会记档案销毁清册等工作，更应注重基本建设档案和工程档案的整理、保管工作，只有不断加强企业档案管理工作，充分运用档案信息，才能促进企业不断发展。

【参考文献】

[1]王强,基于核心信息资源管理理念的企业档案管理[J],档案学研究,2009(1)

[2]丁立新,档案信息化的发展趋势[J],档案学研究,2009(4)

[3]沈滢,轨道交通工程竣工档案归档特点,城建档案,2011（5）

[4]程梅玉,浅谈档案管理[J],现代阅读(教育版),2011年05期

（庞晓曦）